Contrairement à ce que beaucoup peuvent penser, la signature électronique détient la même valeur juridique que celle qui est manuscrite et traditionnelle. Elle offre toutefois des avantages énormes pour les entreprises qui l’utilisent. En effet, elle peut tenir une place essentielle dans la dématérialisation de la gestion des documents sur papier des sociétés et est plus simple et sécurisée. Il est cependant important de savoir que pour apposer une signature numérique, vous devez remplir des conditions spécifiques. En effet, la signature électronique doit être exclusive et surtout irrévocable et non modifiable. Pour que cela soit possible, vous devez choisir un outil de signature électronique qui est fiable et efficace.
Les logiciels ainsi que les prestataires qui proposent de mettre en place et d’octroyer un certificat numérique aux entreprises qui souhaitent utiliser la signature électronique sont en grand nombre. Les lignes suivantes vous permettent de prendre connaissance des conseils à suivre pour choisir son outil de signature électronique.
Le type d’outil à choisir
Lorsqu’on parle de trouver un outil de signature électronique, vous devez prendre en compte du fait que deux options sont possibles. Vous pouvez, tout d’abord, opter pour un logiciel qui est basé sur le Cloud. Ce dernier est actuellement très populaire et est donc de plus en plus utilisé auprès des entreprises. Si vous choisissez cette solution, vous devez accéder à l’interface spécialisée en ligne en entrant des identifiants spécifiques. Cela dit, votre entreprise doit disposer d’une connexion internet et d’ordinateurs assez puissants. Sachez qu’un outil de signature électronique SaaS peut vous garantir:
- Une installation rapide,
- Une flexibilité optimale,
- Un accompagnement dans le cas où vous rencontrez des soucis,
- Un échelonnement de toutes vos dépenses, qu’elles soient mensuelles ou annuelles,
- Des données qui peuvent être consultées à tout moment et n’importe où,
- Un grand besoin de matériel informatique.
Il est également possible de choisir un logiciel qui est installé de manière interne et qui vous permet donc de ne pas devoir utiliser une connexion internet.
Considérer la simplicité d’utilisation
En plus de prendre en considération du type d’outil à choisir, vous devez également opter pour une solution qui est facile à utiliser.
Le fait d’apposer une signature électronique semble représenter une mission assez compliquée à réaliser. Il est toutefois important de savoir qu’en choisissant un outil qui est simple, vous pouvez signer vos documents numériques sans perdre du temps. En effet, comme vous n’avez plus à les imprimer, il suffit de savoir utiliser l’outil pour que la signature soit faite dans les meilleures conditions.
Vous devez également vous tourner vers une solution qui répond à vos besoins. En effet, comme chaque entreprise détient des besoins qui peuvent être différents de ceux des autres, l’outil qui peut vous convenir n’est pas forcément adapté à d’autres sociétés.
Vous devez alors considérer le nombre d’utilisateurs possible pour chaque outil, la quantité ainsi que la nature des documents pouvant être signés avec la solution. Votre type d’activité ainsi que les objectifs que votre entreprise peut avoir sont également à voir.
