La dématérialisation des documents prend une grande place dans la vie d’une entreprise quel que soit son secteur d’activité. C’est une opération qui consiste à transformer les supports matériels notamment en papiers par des fichiers numériques ou informatiques. Facture, fiche de paie, document d’informations… sont concernés par cette opération. La GED ou gestion électronique des documents est un outil permettant la dématérialisation des données.
La dématérialisation des documents pour tous les secteurs d’activité
PME, grandes entreprises, secteurs publics ou privés et tant d’autres types de firmes ont oublié l’usage des documents papiers. En effet, depuis son apparition, la dématérialisation occupe une place importante au sein de toutes les entreprises. La gestion des documents numériques peut se faire par plusieurs collaborateurs en ligne en mode Saas ou sur une plateforme de stockage. Toutefois, parmi les nombreuses possibilités de dématérialisation, la solution GED est la plus sollicitée.
La GED ou gestion électronique des données est un outil collaboratif ne nécessitant pas de connectivité. Un partage d’accès est suffisant pour qu’une ou plusieurs personnes puissent accéder, consulter et modifier les documents informatiques. C’est une option possible uniquement avec les fichiers numériques. C’est pourquoi il est important de transformer les données physiques en données informatiques.
Grâce à la dématérialisation, la gestion et l’archivage des documents deviennent faciles tout comme la coopération des entités internes et externes.
La mise en œuvre de la dématérialisation
Avant de mettre en place un système de dématérialisation, il est important d’évaluer l’efficacité de l’outil à utiliser. En effet, plusieurs outils sont conçus pour cette opération, cependant le choix de l’outil dépend de la nature de l’activité de l’entreprise. Les documents à transformer, les exigences et les besoins de l’entreprise doivent être également pris en considération. La solution GED garantit une grande efficacité de la numérisation quel que soit le document à transformer.
Elle permet non seulement une transformation des documents, mais également une bonne organisation de ceux-ci. Les personnes qui souhaitent apporter une modification au document peuvent y accéder facilement et à plusieurs via leur propre accès.
Facile d’utilisation, la gestion électronique des données est accessible à partir de n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou même téléphone mobile. Cela signifie que vous pouvez accéder aux documents numériques n’importe où et à tout moment. Pour disposer d’un terminal mobile équipé de la GED n’hésitez pas à vous rapprocher de Mobile club.
Les nouvelles tendances de la numérisation des documents
La dématérialisation est une opération qui ne cesse d’évoluer grâce à l’apparition de nouveaux outils. En sachant que les besoins d’une société sont également en perpétuelle évolution, il est tout à fait possible de choisir l’outil à mettre en place. La numérisation vise une bonne organisation des documents à tous les niveaux.
Elle améliore également la performance en termes de relation entre les collaborateurs et contribue au développement de la société. Elle prévoit aussi la globalisation ainsi que l’automatisation des processus. Avec la mise en place d’une solution GED, vous avez même la possibilité de travailler en mobilité sans vous soucier de la localisation.
Ainsi, tous les utilisateurs habilités peuvent facilement accéder, consulter, modifier et annoter tous les documents enregistrés dans la GED.
