Pour bien organiser le travail dans le département technique, il est indispensable de faire un suivi des interventions externes de ce dernier. Pour cela il est essentiel d’utiliser des bons d’intervention pour justifier chaque étape des services effectués.
Assurer une meilleure organisation dans le département technique
Les bons d’intervention sont des outils qui servent à prendre note des détails d’un service effectué en externe. Quand les interventions sont terminées le technicien ou l’agent qui s’en est occupé se doit de le remplir sur place et de donner une copie au client.
L’utilisation des bons d’intervention
Le premier objectif de l’utilisation des bons d’intervention est de prouver que les services ont bien été effectués. Cela permet également de garder trace des réparations réalisées dans les cas où les clients malintentionnés insinueront le contraire, car leur signature qui figure sur le bon d’intervention est une approbation.
Il sera aussi plus simple de rédiger la facture du client. C’est aussi un moyen de tisser et renforcer les liens avec sa clientèle car les deux parties auront chacune une copie. La société pourra facilement opérer au suivi du travail accompli et connaitre les détails de l’intervention. Le calcul des heures de travail que le technicien a effectué est aussi plus facile par le biais de cet outil.
L’un des avantages de l’utilisation des fiches d’interventions est aussi que cela permet de réduire les erreurs de fonctionnement dans le département. En effet, car les détails des services qui ont été effectués sont inscrits sur le bon d’intervention, l’entreprise pourra facilement déterminer le point où les travaux d’intervention en sont et nommer les techniciens qui iront sur place, selon les services demandés par le client.
L’utilisation des bons d’intervention personnalisés
Pour encore plus d’efficacité dans le département technique, la société peut opter pour un carnet bon intervention personnalisé.En effet, ils sont personnalisables et on peut y insérer le logo ou le slogan de l’entreprise. Ces carnets sont aussi disponibles en liasses autocopiantes qui permettront d’avoir plusieurs exemplaires en une seule prise de note. Il existe des prestataires spécialisés dans leur impression.
Cela aidera le client à retrouver facilement le bon d’intervention personnalisé de l’entreprise dans ces documents personnels et améliorera l’image de l’entreprise.
Digitaliser les rapports d’intervention
Les rapports d’intervention sur papier présentent toutefois quelques inconvénients. Par exemple, cela prend du temps pour les remplir avec précision et il y a des risques d’erreur. C’est pour cela que plusieurs sociétés se sont mises à digitaliser leurs rapports d’intervention. Cela permet de réduire considérablement les oublis et les erreurs de saisie.
C’est également une solution économique car l’entreprise n’a plus à faire des impressions personnalisées. Le client fera sa signature de manière numérique à la fin de chaque prestation puis il en recevra automatiquement une copie en format Word, ou PDF. Ça facilite donc le processus.
Le technicien pourra également améliorer sa productivité car une fois qu’il aura saisie les informations dans le logiciel ou l’application, les données seront directement envoyés à la société. Les responsables pourront alors faire une analyse rapide des faits. Il fera un énorme gain de temps, un temps qu’il pourra exploiter sur terrain.
