L’envoi de factures sur papier se fait de plus en plus rare ces dernières années. À l’ère de la modernisation, les fournisseurs de l’Administration Publique peuvent émettre les factures par voie électronique sur Chorus Pro. Cela englobe tous les services et les biens rendus au secteur public. Focus sur cette solution révolutionnaire.
Qu’est-ce que la dématérialisation avec Chorus Pro ?
Concrètement, le portail chorus pro a été développé spécifiquement afin d’envoyer ses factures directement en format numérique. Il peut être utilisé par les grandes entreprises ainsi que les fournisseurs, quelle que soit leur taille. Outre l’émission des factures, il permet également la réception gratuite de celles-ci. Ce programme mis en place par l’AIFE ou Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, remplit deux fonctions principales. Tout d’abord, il fonctionne comme un HUB de concentration destiné à recevoir les différentes factures des fournisseurs.
Il va ensuite les transmettre à l’Administration destinataire qui va les traiter. Ce système a vu le jour suite à l’ordonnance du 26 juin 2014. Ce texte de loi vise à rendre obligatoire la dématérialisation de la facture pour les fournisseurs de l’état, les établissements publics et les collectivités en 2020. La facture peut être enregistrée sous format PDF, EDI, etc. Afin de simplifier l’usage de l’outil, le Chorus Portail Pro met au point trois modes d’accès différents pour envoyer ou recevoir les factures : le mode EDI, le mode service et le mode portail.
Quels sont les avantages de ce type de système ?
Dématérialiser les factures présente de nombreux atouts. Ce type de système permet avant tout de simplifier le partenariat avec les différentes sociétés. En effet, il répond à la volonté de l’État de vouloir décloisonner les administrations. Il présente l’avantage de modifier la perception de certains acteurs dans leurs échanges avec la sphère publique. Cette solution révolutionnaire offre la possibilité de réduire les coûts dans l’entreprise. Les employés n’ont plus besoin de papier, de timbres ou d’enveloppes. Elle réduit les tâches administratives répétitives et chronophages. Elle constitue un atout considérable en termes de sécurité et de transparence.
Contrairement aux factures sous le format papier, la version électronique est beaucoup moins altérable. De plus, la version en papier est susceptible d’être perdue, voire abîmée. Grâce à la numérisation, les utilisateurs peuvent garder précieusement les factures. Ces données sont importantes pour la société et assurent la pérennité de l’information dont elles disposent. La dématérialisation simplifie également la transmission des documents. Stockées dans le Cloud, les données sont accessibles à toute l’équipe qui souhaite y accéder à tout moment. Plus besoin de se déplacer pour consulter le document, tout se passe directement par voie électronique. Disposer de documents sous forme numérique permet à l’utilisateur de les intégrer facilement à son système d’informations.
