Si auparavant la numérisation des documents se prenait telle une grande avancée technologique dans la gestion administrative, un immense changement apparait au fil du temps. Le traitement du vrac numérique demeure inévitable et se place parmi les priorités de toute entreprise en activité à l’ère actuelle. L’entassement sans discontinuer de documents concerne en effet toutes les institutions faisant intervenir des données et informations en format numérique. Diverses habitudes et méthodes non efficientes peuvent être les causes de cette catastrophe et cela peut toucher négativement le fonctionnement du concerné. Cet article vous présente en détails les conséquences de ce fléau après l’explication de ce qu’est le vrac numérique.
Comment le vrac numérique se définit-t-il ?
Le traitement du vrac numérique, ainsi que la connaissance de sa gravité demeurent impossibles sans la connaissance du problème et son origine. L’« Abrégé d’archivistique », celui qui fait autorité dans le domaine, a créé le terme technique pour indiquer un ensemble de documents numériques qui se révèlent à la fois très divergents et non classés. Le phénomène provient d’un manque ou d’une indisponibilité totale de règles de classement, la mise en service de caractères engendrant des problèmes d’organisation, l’absence de connaissances dans le domaine, le non application de logique dans la construction d’une arborescence ou encore l’inefficacité des techniques de stockage.
Les utilisateurs des documents numériques font donc face à des fichiers introuvables, impossibles à consulter, endommagés, incompréhensibles, en triplons ou doublons, en versions différentes ou en mauvais formats. Dès que le phénomène prend de l’ampleur, il devient très compliqué de remettre tout en ordre et cela exige des connaissances, des matériels spécifiques et beaucoup de temps.
L’impact du vrac numérique sur la productivité
Les désordres causés par un vrac numérique demeurent invivables pour les utilisateurs des documents et données numériques. Cette problématique se montre encore plus intense lorsque le fichier recherché n’a pas été produit par le chercheur. Par ailleurs, bien que ce dernier l’ait créé, il lui est sûrement difficile de le faire. La mémoire humaine a des difficultés à se souvenir l’emplacement des dizaines de fichiers fournis il y a des jours, des mois ou des années.
L’utilisation de plus d’un outil de stockage rend la recherche encore plus difficile. Puisqu’il est impossible de localiser le document, l’intéressé doit fouiller sa messagerie, tous les disques durs existants, les serveurs de l’entreprise, etc.
Le vrac numérique fait donc perdre un temps précieux qui devait être exploité pour réaliser rapidement l’objectif de l’entreprise. Certaines études indiquent qu’à cause de ce fléau, le concerné passe environ 7 heures et 30 minutes par semaine à rechercher des documents.
Les risques juridiques liés au vrac numérique
La loi française concernant toutes les organisations dans l’Hexagone impose une durée minimale pour garder tout document envoyé ou obtenu dans l’exercice de leur activité. Le délai dépend de la nature des papiers. En outre, certains documents se montrent plus sensibles à cette loi, il s’agit des fichiers contenant des informations financières, les contrats d’assurances et les contrats de travail. Le non-respect de ces principes et obligations expose l’organisation et ses administrateurs à de lourdes amandes et de graves sanctions.
